ATS-cv: leesbaar voor wervingssoftware
Voordat een recruiter je cv leest, leest software het vaak eerst. Dit leest die software slecht, en zo maak je je bestand makkelijk leesbaar.
Het cvscored-team
Controleer je cv tegen een vacature. Gratis, zonder account.
Voeg je cv en de vacature toe. Je ziet je matchscore en hoe ver die kan stijgen.
We trainen nooit AI met je cv. Gehost in Duitsland, onder de AVG.
Inhoud
Stap voor stap
Begin met een tekstbestand, niet met een plaatje
Sla je cv op vanuit Word, Google Docs of een cv-tool, als pdf of docx. Een scan of foto van een cv bevat geen tekst om te lezen.
Gebruik één kolom
Zet alles in één kolom, in leesvolgorde. Kolommen, tabellen en tekstvakken kunnen door elkaar of leeg uitkomen.
Zet naam en contact op de pagina zelf
Zet je naam, e-mail en telefoon bovenaan de pagina, niet in de koptekst of voettekst. Sommige systemen slaan die delen over.
Gebruik gewone kopjes
Noem je onderdelen zoals men ze verwacht: Werkervaring, Opleiding, Vaardigheden, Talen. Gebruik voor elke baan dezelfde opmaak.
Schrijf functies en data voluit
Schrijf ‘Senior Account Executive’, niet ‘Sr. Account Exec’. Geef de data van elke baan als tekst, steeds op dezelfde manier.
Test wat het bestand zegt
Kopieer alle tekst uit je pdf en plak die in een eenvoudige teksteditor. Komt het door elkaar uit, dan kan software het ook zo lezen.
Wat de software met je bestand doet
Wervingssoftware, vaak een ATS (applicant tracking system) genoemd, bewaart alle sollicitaties op een functie op één plek.
Ze leest je bestand en verdeelt de inhoud over velden: naam, contactgegevens, opleiding, werkervaring en vaardigheden.
Recruiters kunnen daarna op die velden zoeken en filteren.
Kan het systeem het bestand niet lezen, dan moet iemand je gegevens met de hand invoeren. De hulppagina's van Greenhouse zeggen dat over het eigen systeem.
Wat ze slecht leest
Greenhouse, een van deze systemen, noemt wat het inlezen kan stoppen. Het meeste gaat over opmaak, niet over jou.
- Een bestand groter dan 2,5 MB, vaak door grote afbeeldingen.
- Een afbeelding van het cv in plaats van een document.
- Grafieken, foto's of sierletters.
- Tabellen, kolommen, en contactgegevens in de koptekst, de voettekst of een tekstvak.
- Spaties tussen letters als ontwerpeffect.
- Afgekorte functietitels, zoals ‘Sr. Account Exec’.
HR WORKS, een Duitse maker van hr-software, zegt hetzelfde. Pdf- en docx-bestanden met echte tekst lezen het best; scans, tabellen en grafieken geven problemen.
Elk systeem is anders ingesteld. Deze lijsten zijn een goede leidraad, geen regel voor elke werkgever.
Woorden waarop de recruiter zoekt
Leest je bestand goed, dan tellen de woorden. Recruiters zoeken in de velden op vaardigheden, tools en functietitels.
Gebruik het woord uit de vacature waar je werk erbij past. ‘Rapportages in spreadsheets’ en ‘Excel’ zijn voor jou misschien hetzelfde, voor een zoekopdracht niet.
Zet er geen woorden in die je niet kunt onderbouwen. Een lijst trefwoorden zegt niet waar je een vaardigheid gebruikte.
Verstop geen trefwoorden in witte tekst. Het is een truc, wie het bestand opent ziet hem, en hij zegt niets over je werk.
Een vormgegeven cv en een eenvoudig cv
Een vormgegeven cv kan op papier mooi zijn en als tekst toch slecht lezen.
Houd een eenvoudige versie voor online formulieren en wervingssoftware. Houd de vormgegeven versie voor een e-mail of een gesprek, als je die mooi vindt.
Een foto is je eigen keuze. Zet je er een op, houd het bestand dan klein en alle tekst buiten de afbeelding.
Wat je ook stuurt, controleer de tekst één keer door hem uit het bestand te kopiëren.
Hoe cvscored helpt
Upload een Word-bestand, een pdf, een tekstbestand of een LaTeX-bestand, of plak de tekst. cvscored laat zien wat het las, als regels: banen, bullets, vaardigheden en gegevens.
Belandt een baan of regel daar op de verkeerde plek, kijk dan hoe dat deel van je bestand is opgebouwd.
De structuurscore controleert de vorm van je cv tot 100. Hij kijkt naar een profielregel, drie tot zes regels per baan, getallen, data en kopjes.
Zegt een regel hetzelfde als de vacature in andere woorden, dan zie je beide versies. Eén klik zet hem in de woorden van de werkgever.
Je maakt het cv als pdf in een van de vijf layouts. Kopieer ook daar de tekst uit om te controleren, zoals bij elk bestand.
Lena Hoffmann maakt haar cv leesbaar
Lena Hoffmann is de verzonnen persoon in onze voorbeelden. Haar eerste cv had een opmaak in twee kolommen. Dit heeft ze veranderd.
| In haar oude bestand | Wat er mis kan gaan | Wat ze veranderde |
|---|---|---|
| Naam, e-mail en telefoon in de koptekst | Sommige systemen slaan de koptekst over | Naar de bovenkant van de pagina verplaatst |
| Vaardigheden in een zijkolom | De twee kolommen kunnen door elkaar raken | Eén kolom, met vaardigheden bij elke baan en in een korte lijst |
| ‘Sr. Eng.’ als functie bij Ferrisberg Payments | Een afgekorte titel wordt misschien niet herkend | ‘Senior Engineer’, voluit |
| Data als tijdlijn getekend | Een grafiek bevat geen tekst | Data als tekst, zoals 2017 tot 2021 |
| Een gescand certificaat als laatste pagina | Een afbeelding heeft geen tekst om te lezen | Weggehaald; het certificaat staat er als tekstregel in |
Een verzonnen voorbeeld.
Pluspunten
- Een eenvoudig bestand houdt je gegevens in de juiste velden.
- Hetzelfde bestand werkt voor formulieren, e-mail en print.
Minpunten
- Een eenvoudige opmaak valt minder op.
- Elk systeem is anders ingesteld.
Checklist
- Het bestand is een pdf of docx, geen scan en geen foto.
- Alles staat in één kolom.
- Naam en contactgegevens staan op de pagina zelf.
- De kopjes hebben de gebruikelijke namen.
- Functietitels en data staan voluit.
- Het bestand is kleiner dan 2,5 MB.
- Als tekst gekopieerd staat alles in de goede volgorde.
Eén eerlijke grens
Een goed leesbaar bestand zorgt er alleen voor dat je gegevens aankomen. Het zegt niets over hoe goed je past, en de werkgever beslist. Hoe het systeem van elke werkgever is ingesteld, zien wij niet.
Bronnen
Gecontroleerd op .
- Greenhouse Support, hulpartikel over cv's die het systeem niet kan lezen (Engels): support.greenhouse.io/hc/en-us/articles/200989175-Unsuccessful-resume-parse
- HR WORKS, hr-woordenlijst: CV parsing (Duits): hrworks.de/lexikon/cv-parsing/
Belangrijkste punten
- Stuur echte tekst, geen plaatje.
- Eén kolom; contact op de pagina.
- Functietitels en data voluit.
- Test het bestand door de tekst te kopiëren.
Veelgestelde vragen
- Gebruikt elke werkgever een ATS?
- Nee. Veel grotere werkgevers doen het, kleinere werken vaak per e-mail. We kennen geen betrouwbaar cijfer over het aandeel, dus we noemen er geen.
- Is een pdf of een Word-bestand beter?
- Beide werken als de tekst echte tekst is. Een pdf houdt je opmaak vast. Vraagt de vacature om een van de twee, stuur dan dat.
- Mag mijn foto blijven staan?
- Ja, als je er een wilt. Houd het bestand klein en alle tekst buiten de afbeelding. Sommige systemen lezen grafieken slecht.
- Wordt een cv in twee kolommen automatisch afgewezen?
- Niet als regel. Sommige systemen halen de kolommen door elkaar, en dan klopt wat de recruiter ziet niet. Eén kolom is de veiligere keuze.
- Zijn er woorden waarmee een cv door de software komt?
- Nee. Gebruik de woorden uit de vacature waar ze voor jou kloppen. De software sorteert en filtert; meestal beslist een mens.
- Leest cvscored mijn bestand zoals het systeem van een werkgever?
- cvscored laat zien wat het uit je bestand las, regel voor regel, en beoordeelt de structuur. Hoe het systeem van één werkgever leest, kan het niet laten zien.